تعتبر إدارة الخدمات المساندة من الإدارات الداعمة والمعززة لباقي الإدارات والأقسام بالبلدية، وتختص بالإشراف على توفير الخدمات اللازمة لضمان جودة العمل بالتنسيق مع إدارات وأقسام الدائرة ذات العلاقة وتأمين الموارد والاحتياجات المختلفة بما يساعد على أداء المهام بشكل أفضل.
قسم الموارد البشرية
تعتبر الموارد البشرية العنصر الأساسي في تقدم ونهوض مستوى العمل والتي تضمن تحقيق رؤية ورسالة وتنفيذ سياسة واستراتيجية الدائرة، لذا تحرص الدائرة على استقطاب أفضل الكفاءات بالإضافة إلى تدريب وتطوير مهارات الموظفين العاملين بالدائرة لمواكبة التطورات والتقدم العلمي، وتسخير ما يحقق الفعالية في أعمالهم الحالية والمستقبلية بما يعود بالنفع على الفرد والدائرة، لذا يعد بناء الموظف استثمارا هاماً يهتم به قسم الموارد البشرية.
المهام والمسؤوليات
- الإشراف
على تطوير وتنفيذ نظم شؤون الموارد البشرية في البلدية من تعيينات وترقيات
وتدريب وتقويم أداء وإنهاء خدمة وغيرها وفقاً لقانون دائرة الموارد
البشرية.
- الإشراف على تقديم كافة الخدمات الأساسية التي تحتاجها البلدية لدعم وحداتها التنظيمية وأداء مواردها البشرية.
- الإشراف على جميع الأنشطة ذات العلاقة بتعزيز الولاء الوظيفي.
- وضع وتنفيذ برامج الاستقطاب للموارد البشرية المواطنة المؤهلة وفقآ لمعايير الجدارة والاستحقاق.
- إعداد الخطط اللازمة لتطوير وتدريب الموارد البشرية بالتنسيق مع مكتب التميزالمؤسسي.
- إعداد الموازنة البشرية السنوية للبلدية.
- الاستفادة من أفضل الممارسات في تعزيز وتفعيل نظم تحفيز الموارد البشرية.
- وضع آليات رفع كفاءة أداء الموارد البشرية بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية في البلدية وفقاً لأفضل الممارسات.
- تحفيز الموظفين للعمل والإبداع والانتماء للعمل والتفاعل الإيجابي مع كافة المقترحات والشكاوى.
- تفويض الصلاحيات والتمكين وإعداد الصف الثاني من القيادات.
- إعداد مسارات وظيفية عصرية للموظفين وأوصاف وظيفية صحيحة وواضحة لكل وظيفة على الهيكل الوظيفي.
- الوصول إلى عملية اتصال وتواصل داخلي مثالية.
- تقديم
خدمات متميزة للعملاء الداخليين مثل: ترتيب السفر والتذاكر والتعامل مع
تأشيرات الموظفين وجوازات سفرهم وإصدار بطاقات الهوية وبطاقات العمل.
قسم الموارد المالية
يهدف إلى وضع قواعد لتنظيم عملية الصرف حسب القواعد والأصول المعمول بها بما يضمن المحافظة على أموال الدائرة من التسيب أو الهدر ووضع القواعد لتنظيم عملية تحصيل الإيرادات حسب الأصول المعمول بها يضمن حصول الدائرة على إيراداتها بالشكل الصحيح والعمل على تنمية الإيرادات وترشيد الإنفاق وعمل الدراسات المالية اللازمة لمساعدة متخذي القرار في اتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب بما يحقق رؤية ورسالة البلدية وقيمها الجوهرية وخططها وأهدافها الاستراتيجية والسعي الجاد إلى تحقيق رضا المتعاملين.
المهام والمسؤوليات
- الإشراف على استلام وتحصيل الإيرادات وتوريدها إلى المصارف وحفظ المستندات المتعلقة بها.
- تدقيق مدفوعات البلدية وإصدار الشيكات الخاصة بها وحفظ مستنداتها.
- إعداد
التقارير المالية الشهرية ومراقبة بنودها بما يتماشى مع الموازنة العامة
التقديرية وفي حالة وجود انحراف أوتجاوز توضيح الأسباب ومعالجتها وإعداد
تقارير مالية خاصة حسب الطلب.
- تطوير الأنظمة المالية وتبسيط الإجراءات.
- إعداد الموازنة التقديرية للبلدية بالتنسيق مع كافة الإدارات والأقسام.
- عمل الموازنة التقديرية طويلة الأمد (5 سنوات).
- عمل موازنة الطواريء.
- تطوير وتنمية الإيرادات وترشيد الإنفاق.
- الاستخدام الأمثل للموارد المالية.
- المساهمة في خلق بيئة مشجعة للاستثمار.
- أية مسؤوليات أخرى ذات علاقة بتكليف من الرئيس المباشر.
قسم الخدمات الإدارية
يهدف إلى ضمان توفير كافة احتياجات الدائرة بأقل الأسعار وبالجودة المناسبة وفق قواعد الشراء المعمول بها والمتعارف عليها بما يحقق رؤية ورسالة البلدية وقيمها الجوهرية وخططها وأهدافها الاستراتيجية وصرفها للأقسام والإدارات الطالبة بالسرعة الممكنة والسعي الجاد لتحقيق رضا المتعاملين.
المهام والمسؤوليات
- المشاركة في وضع ميزانية المشتريات.
- حفظ المواد بالطرق العلمية وتأمين سلامتها.
- استلام المواد المشتراه ومراجعتها وفقاً لأوامر الشراء وتصنفيها تمهيداً لتخزينها.
- متابعة القيد في سجل الموردين في بداية كل عام.
- تنظيم بطاقات المواد وعمليات القيد في السجلات.
- تنظيم وتسجيل عمليات إدخال المواد وإخراجها من المستودع.
- تأمين شروط الأمن والسلامة لمستودعات البلدية.